Privacy reglement

Privacy reglement cliënten, naasten en andere externe relaties

Stichting Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg Leiden en omgeving hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar cliënten, vrijwilligers,  personeel en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens, algemene verordening persoonsbescherming(AVG)

In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van cliënten, hun naasten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.

Het privacyreglement voor gegevens van personeel en vrijwilligers verbonden aan de organisatie is verwerkt in het privacyreglement Personeel en Organisatie.

1.Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Organisatie: Stichting Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg Leiden en omgeving.

b. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden.

c. Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden.

d. Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie.

e. Cliënt: de persoon aan wie de vrijwillige palliatieve terminale zorg wordt verleend.

f. Naasten: alle personen in de privésfeer met wie de cliënt direct in contact staat

2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De organisatie verwerkt persoonsgegevens van cliënten en hun naasten met als doel het mogelijk maken van vrijwillige palliatieve terminale zorg aan cliënten in de laatste levensfase en ondersteuning van hun naasten. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.

Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen.

De organisatie legt namen, adressen en telefoonnummers en e-mailadressen vast voor het verzenden van relevante informatie die betrekking heeft op de zorg en ondersteuning.Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.Indien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen cliënt en organisatie geldt deze als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De registratie van gegevens van cliënten wordt gevoerd op naam van de cliënt. Alleen die persoonsgegevens die nodig zijn om goede vrijwillige palliatieve terminale zorg te kunnen verlenen worden verwerkt.

De persoonsgegevens worden door de cliënt en/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek. Daarnaast kunnen gegevens verstrekt worden door andere zorgverleners, zoals de huisarts en de medewerkers van de thuiszorgorganisatie, echter dit gebeurt alleen als deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg, en met toestemming van de cliënten of naaste. 

Naast gegevens van de cliënt kunnen (contact)gegevens van naasten geregistreerd worden. Ook deze worden door de cliënt en/of naaste zelf verstrekt.Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor de informatieverstrekking.

4. Verantwoordelijken voor de gegevensverwerking

De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Binnen de organisatie zijn de coördinatoren aangewezen  voor de verwerking van persoons-gegevens van cliënten, naasten en andere externen.

5. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie

Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de coördinatoren, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie hebben. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen.

Vrijwilligers en andere zorgverleners hebben toegang tot alleen die gegevens die van belang zijn voor de vrijwillige palliatieve terminale zorg aan de betreffende cliënt.

Coördinatoren en vrijwilligers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.

6. Verwerkers in opdracht van de organisatie

De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen.

De verwerkers zullen worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.

7. Verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij de zorg van de cliënt. Verstrekking van gegevens aan andere zorgverleners, zoals de thuiszorg en de huisarts, vindt plaats als dit in het belang is van de zorg aan de cliënt. Betrokkenen wordt hiervoor altijd toestemming gevraagd. 

Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.

Een maal per jaar worden deze geanonimiseerde gegevens verstrekt aan VPTZ Nederland. Het doel hiervan is het in kaart brengen van de ontwikkelingen rondom vrijwillige palliatieve terminale zorg in Nederland. Slechts de penningmeester en secretaris zijn bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

8. De rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

9. Beveiligingsmaatregelen

De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

Technische maatregelen die genomen zijn

Organisatorische maatregelen

10. Bewaartermijnen

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

11. Wijzigingen

Het bestuur van de Stichting behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie.